Expédition Dépôt et expédition des publipostages
La dernière étape de la mise en place d’un publipostage est le dépôt et l’expédition des envois. C’est alors qu’il faut choisir la solution d’expédition, pré-trier au besoin les envois et remplir le bordereau de dépôt.
Solutions d’expédition: au bon endroit, au bon moment
Il arrive que la rapidité ou la possibilité de planification soient des critères importants, mais la question du prix s’avère bien souvent centrale. La Poste vous propose toute une gamme de solutions d’expédition éprouvées et taillées sur mesure pour répondre aux besoins de votre publipostage. Tous vos envois arriveront ainsi à destination rapidement et sans encombre.
- Courrier A: pour les publipostages urgents au contenu précieux.
Le Courrier A met en valeur votre message publicitaire auprès de vos clients. Vos publipostages attirent davantage l’attention et sont considérés comme des lettres personnelles. Avec le Courrier A, vous pouvez en outre planifier le moment du contact publicitaire au jour près. Lorsque les envois sont déposés à temps, ils sont distribués le jour ouvrable suivant, y compris le samedi.
- Envois isolés du Courrier B: pour les petits tirages.
Votre publipostage est distribué en trois jours ouvrables au maximum (du lundi au vendredi). Vous réduisez les frais de port pour les lettres ne devant pas impérativement être distribuées le jour suivant.
- Envois en nombre du Courrier B: pour les tirages d’au moins 350 exemplaires.
Les envois en nombre du Courrier B sont parfaitement adaptés à l’expédition non urgente de publipostages, de cartes postales, de magazines pour la clientèle ou de catalogues. Vos clients reçoivent votre publipostage au plus tard le sixième jour ouvrable après le dépôt (du lundi au vendredi).
- OnTime Mail: pour les envois en nombre urgents (à partir de 10 000 exemplaires).
Une solution plus économique que le Courrier A: disponible à deux niveaux, «Distribution un jour ouvrable déterminé (du lundi au vendredi)» et «Distribution le samedi». Cette solution est idéale pour les offres limitées dans le temps, les mesures de marketing direct multisupports ou à plusieurs niveaux, les envois qui doivent arriver en même temps chez tous les destinataires ainsi que pour les mesures qui nécessitent une planification exacte des processus en aval. Important: les envois du service OnTime Mail doivent être annoncés sept jours ouvrables avant la date de distribution souhaitée et déposés quatre jours ouvrables à l’avance dans l’un des centres courrier et centres logistiques prédéfinis.
- PostPac Promo: pour les envois publicitaires tridimensionnels d’au moins 500 exemplaires.
PostPac Promo est une offre économique pour l’envoi en nombre de matériel publicitaire ou d’échantillons tridimensionnels (poids maximal de 5 kg, dimensions maximales de 1000 × 600 × 600 mm). Une fois déposés, les envois sont distribués en six jours ouvrables au maximum.
Préparer l’expédition: envoi des publipostages
Avant d’expédier votre publipostage, vous devez veiller à respecter quelques points importants. En effet, de nombreux publipostages vous permettent d’optimiser les frais de port grâce à des prestations préalables. Et par exemple, les envois PP nécessitent toujours un bordereau de dépôt.
Dans le cas d’envois à grande échelle, la Poste récompense les travaux préalables en accordant des indemnités sur les frais de port. Vous pouvez réaliser des économies lors du tri et du dépôt de lettres adressées:
- Indemnités de tri pour le tri préalable des envois par localité, par case postale ou par circonscription de distribution (à partir de 3000 envois).
- Indemnités de site pour la livraison des envois à certains endroits (à partir de 10 000 envois).
Un bordereau de dépôt est nécessaire pour l’envoi de publipostages adressés et dotés de la marque d’affranchissement PP. Le service en ligne gratuit «Bordereau de dépôt» vous aide à remplir le formulaire et calcule automatiquement les frais de port.
Les publipostages de faible volume envoyés par Courrier A ou par envois isolés ou en nombre du Courrier B ne doivent pas être annoncés à l’avance. En revanche, si le volume est égal ou supérieur à 10 000 exemplaires, nous vous saurions gré d’en avertir votre conseiller à la clientèle quelques jours à l’avance ou d’utiliser à cette fin le service en ligne «Annonce d’une expédition de lettres» . Les envois du service OnTime Mail doivent obligatoirement être annoncés (sept jours ouvrables avant la date de distribution souhaitée).
Remarque: les envois doivent être remis au point de dépôt (office de poste, guichet des clients commerciaux, centre courrier/centre logistique) avant la fermeture ordinaire des guichets. Vous pouvez également faire prendre en charge vos envois par la Poste.
C’est le dernier maillon de la chaîne, le plus souvent le letter shop, qui effectue le dépôt du publipostage. Pour pouvoir bénéficier de rabais sur le montant du dépôt, celui-ci doit être fait au nom du donneur d’ordre (expéditeur), même si le publipostage a été développé par une autre entreprise. Vous pouvez également faire prendre en charge le publipostage. Un dépôt progressif est nécessaire dans de nombreux cas, par exemple lorsqu’un follow-up téléphonique est prévu ou qu’un retour important est attendu.
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