La correspondance moderne

Le ton ampoulé d’autrefois, regorgeant de figures de rhétorique toutes faites, a heureusement disparu des lettres commerciales actuelles. Dans un langage orienté client, la correspondance commerciale ne se limite plus à la transmission d’informations, mais vise à développer et à renforcer des relations. Les contacts écrits permettent en outre d’attirer l’attention sur les offres ou les événements qui font l’actualité.

Une formulation actuelle pour votre correspondance

Si une entreprise souhaite véhiculer une image moderne et progressiste, elle doit se montrer comme telle dans sa correspondance. Il est important à cette fin de connaître les règles actuelles de la correspondance commerciale. Ainsi, on n’écrit plus «Messieurs», mais «Monsieur» dans l’adresse (la civilité reste néanmoins importante), la ligne d’objet n’est plus précédée du terme «Concerne» et la mention «Annexes ment.» ou «Annexes» à la fin de la lettre disparaît avant l’énumération des documents joints. Ci-après figure une sélection d’expressions désuètes, accompagnées de leur équivalent actuel.

Autres points importants

• Utilisez les propositions subordonnées avec parcimonie (de préférence, «Vous serait-il possible de livrer les chaises 10 jours plus tôt?», et non «Serait-il possible que vous livriez les chaises plus tôt?»).
• Si la lettre est signée par deux personnes, écrivez à la première personne du pluriel. Si elle est signée par une seule personne, vous pouvez utiliser aussi bien la première personne du singulier que du pluriel ou mélanger les deux formes selon que vous vous exprimez à titre personnel ou que vous représentez l’entreprise («Je vous assure...»).
• Posez des questions («Êtes-vous d’accord?» ou «Que pensez-vous de notre proposition?»).
• Ne commencez jamais une lettre par «Malheureusement»: ce serait l’entrée en matière la plus négative qui soit.
• Optez pour une mise en page décalée (alignement du texte à gauche) et non en blocs (alignement du texte à gauche et à droite).
• Intégrez un remerciement, une promesse de service ou une marque d’estime dans chaque courrier.
• Écrivez sur un mode actif et imagé, car les verbes créent une dynamique dans un texte.
• N’utilisez pas d’explétifs comme «précité», «à proprement parler» ou «pour notre part».
• Désignez chaque fois que possible le sujet (la personne qui agit) et évitez les tournures passives comme «les pièces sont réparées».

Le message détermine la tonalité

Dans une certaine mesure, le ton opportun de votre correspondance est déterminé par la finalité. Une mise en demeure est évidemment rédigée sur un autre ton qu’un courrier publicitaire, par exemple. Néanmoins, une mise en demeure ne devra pas non plus paraître inamicale ou aride. Pourquoi donc? Si une personne a manqué par inadvertance une échéance de paiement, elle appréciera que son partenaire commercial l’aborde avec indulgence, sans brandir immédiatement exigences de frais de rappel et menaces. Si elle a laissé passer l’échéance intentionnellement, un ton avenant fera naître chez elle un sentiment d’obligation de remédier au manquement.

Formes particulières de correspondance commerciale

Les principes évoqués ci-dessus s’appliquent à tous les types de lettre commerciale. En complément aux informations incontournables, telles que l’adresse du destinataire et de l’expéditeur, le lieu, la date, le nom et la fonction de l’auteur, voici une série de recommandations propre à certains types de lettre:

Termes à oublier et à remplacer