Der Adressabgleich

Mehrfach-Kontakte durch doppelt vorhandene Adressen kosten Geld, verärgern die Kunden und schaden Ihrer Reputation. Gleichen Sie deshalb Adressen aus unterschiedlichen Quellen vor dem Einsatz unbedingt miteinander ab. Im selben Arbeitsgang können Sie zudem ungültige Adressen oder Adressen mit Personen, die entweder keine Werbung erhalten möchten oder schlecht zahlen, von vornherein ausschliessen.

Adressabgleich – bei mehreren Listen zwingend notwendig

Der Adressabgleich hat zum Ziel, zwei gleiche oder ähnliche Adressen für dieselbe Zielperson oder dasselbe Unternehmen (Dubletten) auszuscheiden. Sobald Sie für Ihre Dialogmarketing-Aktion Adressen aus unterschiedlichen Quellen einsetzen, ist ein Abgleich zwingend notwendig. Dubletten müssen Sie unbedingt vermeiden, denn doppelte Sendungen bezahlen Sie auch zweimal, verärgern die Kunden und beeinträchtigen Ihren Erfolg.

Art des Adressabgleichs wählen

Zwei Abgleicharten stehen Ihnen zur Auswahl: Der Random- und der Prioritätenabgleich, wobei der Abgleich nach Prioritäten in der Praxis üblich ist. Beachten Sie beim Festlegen der Prioritäten folgendes:

• Sind eigene Adressdaten dabei, haben diese immer erste Priorität. Denn die Liste soll unverändert aus dem Abgleich hervorgehen, es sei denn, Sie möchten allfällige Dubletten innerhalb Ihrer Adressen ebenfalls löschen. Zudem geben Sie kaum gerne Geld für Kundendaten aus, die Sie bereits besitzen.
• An zweiter Stelle stehen diejenigen Adressen, die am wenigsten kosten, die in Tests am besten abgeschnitten haben oder bei denen eine Mindestbezugsmenge vereinbart worden ist. Dies, weil bei der Liste mit zweiter Priorität weniger Adressen wegfallen, als bei Listen mit niedriger Priorität.
• In dritter oder niedrigerer Priorität stehen Adressen, welche die Kriterien der zweiten Priorität nicht erfüllen.

Übrigens: Eine hohe Dublettenzahl beim Zusammenführen von Eigen- und Fremdadressen kann bedeuten, dass die Zielgruppen gut übereinstimmen und dass die Zielpersonen vermutlich eine hohe Affinität zum Angebot aufweisen.

Beim Random-Abgleich werden alle Listen gleichbehandelt. Identifizierte Dubletten löscht das System nach dem Zufallsprinzip. Diese Abgleichart wird eingesetzt, um mehrere Listen neutral zu testen.

Nie vergessen: die Negativlisten

Negativlisten enthalten Adressen, die Sie besser nicht anschreiben, möchten Sie Retouren oder Zahlungsausfälle vermeiden. Denn sie enthalten ungültige Adressen (Nixies) oder Adressen mit Personen, die entweder keine Werbung erhalten möchten (Robinson) oder schlecht zahlen. Lassen Sie neue Adresslisten immer mit den gängigen Negativlisten abgleichen.

Tipps für den Abgleich

Wenn Sie die Adressen durch einen Adress-Dienstleister abgleichen lassen, ist es wichtig, dass Sie ihm genaue Informationen zum Datenoutput liefern und ihn detailliert briefen.

• Definieren Sie die auszuführenden Arbeiten genau (z.B. Dublettenprüfung auch bei Eigenadressen, Abgleich mit Negativlisten usw.).
• Bestimmen Sie bei B2B-Adressen die Abgleichebene (z.B. nur Firmen oder Firmen und Kontaktpersonen).
• Bestimmen Sie die Trefferschärfe (wichtig, wenn Informationen fehlen oder Schreibweisen nicht korrekt sind).
• Legen Sie die Abgleichart fest (Random- oder Prioritätenabgleich).
• Legen Sie beim Prioritätenabgleich die Prioritäten fest.
• Nennen Sie die Zielauflage pro Adressgruppe.
• Wenn Sie Ihre eigenen Adressen für den Abgleich aufbereiten, dann liefern Sie PLZ/Ort wie auch die Postleitzahl von Postfachadressen mit. Achten Sie zudem darauf, dass alle Listen bzw. Tabellen gleich aufgebaut sind.
• Bestimmen Sie die Termine.

Datenoutput

• Teilen Sie Ihrem Dienstleister mit, welche Adresslisten er liefern und welche er vernichten soll (Beispiel: Lassen Sie Eigenadressen vernichten, sofern Sie sie nicht in Ihre Datenbank zurückspielen möchten).
• Definieren Sie die Felder, die in den Dateien enthalten sein müssen (z.B. Briefanrede, Anrede, Vorname usw. sowie Code, Adressnummer, Sprachcode, Ländercode usw.)
• Geben Sie an, wie viele Files Sie wünschen (z.B. nach Sprachen oder In-/Ausland oder nach anderen Kriterien getrennt).
• Definieren Sie das Outputformat (z.B. ANSII, ASCI, Excel).
• Definieren Sie die Lieferform (z.B. E-Mail, CD-ROM).