Korrespondenz heute

Der hochgestochene Ton voller Floskeln von einst ist in heutigen Geschäftsbriefen glücklicherweise passé. In der Geschäftskorrespondenz vermittelt eine kundenorientierte Sprache nicht nur Inhalte, sondern baut Beziehungen auf und festigt sie. Schriftliche Kontakte bieten zudem die Chance, auf aktuelle Angebote oder Events aufmerksam zu machen.

Korrespondenz zeitgemäss formulieren

Ein Unternehmen, das modern und zukunftsorientiert wahrgenommen werden möchte, sollte seine Korrespondenz auch modern und kundennah schreiben. Da ist es wichtig, die Regeln heutiger Geschäftskorrespondenz zu kennen. So schreibt man in der Adresse nicht mehr «Herrn» sondern «Herr» (die Anrede ist aber nach wie vor wichtig), das Wort «Betreff» oder «Betr.» vor der Betreffzeile fällt weg, ebenso der Vermerk «Beilagen erwähnt» oder «Beilagen» vor dem Aufzählen der beigelegten Dokumente am Schluss des Briefes. Hier eine Auswahl veralteter Schreibweisen mit den zeitgemässen Pendants daneben.

Was sonst noch wichtig ist

• Dass-Sätze sparsam einsetzen («Ist es Ihnen möglich, die Stühle 10 Tage früher zu liefern?» statt «Ist es möglich, dass Sie die Stühle früher liefern?»)
• In der Wir-Form schreiben, wenn zwei Personen unterzeichnen. Falls nur eine Person unterschreibt, können Sie sowohl die Wir-Form als auch die Ich-Form verwenden oder die beiden Formen mischen, je nachdem, ob Sie persönlich für eine Sache einstehen oder die Firma vertreten («Ich sichere Ihnen zu ...»).
• Fragen stellen («Sind Sie damit einverstanden?» oder «Was halten Sie von unserem Vorschlag?»)
• Brief nie mit «Leider» beginnen, denn es gibt kaum einen negativeren Einstieg.
• In Briefen Flattersatz (linksbündiger Text) statt Blocksatz (links- und rechtsbündiger Text) verwenden
• In jedes Schreiben einen Dank, eine Service-Zusicherung oder ein Zeichen der Wertschätzung integrieren.
• Aktiv und bildhaft schreiben, denn Verben bringen Bewegung in Ihren Text.
• Auf Füllwörter wie «oben genannt», «eigentlich» oder «unsererseits» verzichten.
• Wenn immer möglich das Subjekt (die handelnde Person) nennen und Passive wie «die Teile werden repariert» vermeiden.

Die Botschaft bestimmt die Tonalität

Ein Stück weit bestimmt der Zweck die Tonalität der Korrespondenz. So tönt eine Mahnung sicherlich anders als ein Werbebrief. Dennoch darf auch eine Mahnung nicht unfreundlich oder steril daherkommen. Warum auch? Wer ungewollt einen Zahlungstermin versäumt hat, ist dankbar, wenn ihm der Geschäftspartner nachsichtig begegnet und nicht gleich mit Mahngebühren und Drohungen einfährt. Wer den Termin absichtlich hat verstreichen lassen, fühlt sich bei einem freundlichen Ton eher verpflichtet, das Versäumnis nachzuholen.

Besondere Formen von Geschäftskorrespondenz

Das bisher Gesagte gilt für alle Arten der Geschäftskorrespondenz. Neben denjenigen Informationen, die jedes Schreiben enthalten soll wie Empfänger- und Absenderadresse, Ort, Datum, Name und Funktion des Verfassers folgen nun Empfehlungen, die jeweils für eine spezielle Textsorte gelten:

Wörter zum Vergessen und Ersetzen