Adressen korrekt aufbereiten und richtig adressieren

Es lohnt sich aus mehreren Gründen, Adressen sorgfältig aufzubereiten: Erstens schaffen Sie so die Basis, um das Mailing korrekt zu adressieren und zu personalisieren. Zweitens kann die Post die Sendung problemlos zustellen. Drittens sparen Sie mit einem durchdachten Aufbereiten Portokosten. Und viertens tragen Sie zu einer reibungslosen Rücklaufverarbeitung bei. Lesen Sie, worauf es ankommt.

Daten zum Direktadressieren aufbereiten

Beachten Sie nachstehende Punkte, falls Sie die Adressdaten zum anschliessenden Adressieren aufbereiten. Sind Ihre Adressen hingegen für den Abgleich bei einer externen Firma, zum Beispiel einem Adress-Dienstleister bestimmt, ist es wichtig, dass Sie dieser Firma genaue Informationen zum Datenoutput liefern und sie detailliert briefen.

• Bestimmen Sie das Datenformat (txt / xls / csv)
• Achten Sie darauf, dass Sie die Adressdaten immer in derselben Struktur und gut gekennzeichnet zur Adressierung weiterleiten
• Liefern Sie die Adress- respektive Kunden-Nummer mit (wichtig für das Erfassen des Rücklaufs und für eine allfällige Rückführung in die Datenbank)
• Definieren Sie bei mehreren Adressquellen Codes, welche die Herkunftsdatenbank und die Kundensegmente bezeichnen (wichtig für die Erfolgskontrolle)
• Unterscheiden Sie zwischen Privatpersonen und Firmenadressen. Nachstehend zwei Beispiele für den Adressaufbau in der Schweiz:

• Achten Sie darauf, dass sehr lange Namen nicht über das Adressfenster hinausragen und passen Sie die Schriftgrösse allenfalls entsprechend an
• Liefern Sie die Anreden (Herr, Frau) mit
• Liefern Sie die Titel (Pater, Dr., Prof.) mit
• Definieren Sie die Briefanreden (Guten Tag, Sehr geehrte, Hallo, Liebe usw.)
• Liefern Sie den Sprachcode für die anzusprechende Person mit.
• Erstellen Sie für jede Sprachversion ein separates File
• Passen Sie die Postfachbezeichnungen der Sprache an (Case postale, Casella postale)
• Liefern Sie bei Postfachadressen die zugehörige Postfach-Postleitzahl mit
• Fügen Sie bei Auslandsendungen die Landbezeichnung an und senden Sie diese Adressen in einem separaten File
• Liefern Sie auch die Kommunikationsdaten (Telefon mit Vorwahl, E-Mail, URL, Fax) mit, falls eine Nachfassaktion geplant ist
• Liefern Sie je nach Nachfassaktion auch die Information mit, welcher Berater den Kunden betreut
• Kennzeichnen Sie überarbeitete Files mit der entsprechenden Version
• Integrieren und kennzeichnen Sie Kontrolladressen

Richtig adressieren

Die Post verarbeitet täglich rund 15 Millionen Briefe. Das korrekte und richtige Adressieren ist eine wichtige Voraussetzung für einen rationellen Arbeitsablauf. Nachstehend ein paar wichtige Informationen rund ums Adressieren:

• Die Qualität der Adressen ist präventiv zu prüfen (Stichproben oder Aktualisierungstools)
• Die Adresse muss vollständig sein und den Empfänger so eindeutig bezeichnen, dass keine Verwechslung möglich ist
• Eine Adresse besteht aus mindestens drei und maximal sechs Zeilen
• Schreiben Sie Firmenname oder Name und Vorname möglichst aus
• Die Strassenbezeichnung muss vollständig und mit der Hausnummer ergänzt sein
• Bei Zustellung der Sendung an ein Postfach sollte die Adresse wenn möglich mit der Postfachnummer ergänzt sein
• Postleitzahl und Ort dürfen nicht fehlen
• Im Adressblock darf keine Leerzeile erscheinen
• Weder Postleitzahl noch Ort sollten unterstrichen oder gesperrt geschrieben sein
• Die Adresse soll linksbündig gedruckt sein.

Extratipp: Geben Sie nie eine Adressliste weiter, die Sie nicht genau kontrolliert haben